Theo từng giai đoạn, Việt Nam có các loại giấy chứng nhận như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở; Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng. Trường hợp nào sẽ được cấp lại sổ đỏ?

Theo khoản 1, Điều 77, Nghị định 43/2014/NĐ-CP và Điều 16, Thông tư 02/2015/TT-BTNMT, người dân được cấp lại sổ đỏ hoặc cấp lại trang bổ sung của sổ đỏ nếu bị mất. Tuy nhiên, người dân không nộp hồ sơ đề nghị cấp lại sổ đỏ ngay khi bị mất mà phải khai báo với UBND phường, xã, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã) về việc bị mất sổ đỏ.

Điều 77, Nghị định 43/2014/NĐ- CP quy định: "Hộ gia đình và cá nhân, cộng đồng dân cư phải khai báo với Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất về việc bị mất Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, trừ trường hợp mất giấy do thiên tai, hỏa hoạn. Tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải đăng tin mất Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương." UBND cấp xã sau khi tiếp nhận khai báo của cá nhân, hộ gia đình sẽ có trách nhiệm niêm yết thông báo mất sổ đỏ tại trụ sở UBND cấp xã.

Tính từ ngày niêm yết thông báo, sau 30 ngày, cá nhân, hộ gia đình nộp một bộ hồ sơ đề nghị cấp lại sổ đỏ. Cụ thể, Điều 77, Nghị định 43/2014/NĐ-CP quy định như sau: "Sau 30 ngày, kể từ ngày niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã đối với trường hợp của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư hoặc kể từ ngày đăng tin lần đầu trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương đối với trường hợp của tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người bị mất Giấy chứng nhận nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận.

Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ; trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất; lập hồ sơ trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 37 của Nghị định này ký quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người được cấp hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã."

Người dân cần khai báo với UBND cấp xã nơi có đất về việc bị mất sổ đỏ. UBND cấp xã có trách nhiệm niêm yết thông báo mất sổ đỏ tại trụ sở UBND cấp xã.
Trình tự, thủ tục xin cấp lại sổ đỏ Hồ sơ và trình tự các bước xin cấp lại sổ đỏ theo quy định hiện hành như sau:

Hồ sơ đề nghị xin cấp lại sổ đỏ Khoản 2, Điều 10, Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định, hồ sơ xin cấp lại sổ đỏ do bị mất gồm các loại giấy tờ sau đây:

Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK.

Giấy xác nhận của UBND cấp xã về việc đã niêm yết thông báo mất sổ đỏ trong thời gian 15 ngày đối với cá nhân, hộ gia đình;

giấy tờ chứng minh đã đăng tin 03 lần trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương về việc mất sổ đỏ đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư.

Trường hợp bị mất sổ đỏ do hỏa hoạn, thiên tai phải có giấy xác nhận của UBND cấp xã về việc hỏa hoạn, thiên tai đó. Các bước xin cấp lại sổ đỏ

Bước 1: Nộp hồ sơ Cá nhân, hộ gia đình nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ tại UBND cấp xã nơi có nhà đất nếu có nhu cầu. Đối với trường hợp không nộp tại UBND cấp xã: - Nếu địa phương đã tổ chức Bộ phận một cửa để tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính thì nộp tại Bộ phận một cửa cấp huyện. - Nếu địa phương chưa tổ chức Bộ phận một cửa thì nộp trực tiếp tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện hoặc tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đối với địa phương chưa có Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết yêu cầu Cơ quan đăng ký đất đai khi tiếp nhận hồ sơ xin cấp lại sổ đỏ sẽ kiểm tra hồ sơ và thực hiện các đầu việc sau: - Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất. - Lập hồ sơ trình UBND cấp huyện ký quyết định hủy sổ đỏ bị mất và ký cấp lại sổ đỏ. - Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

Bước 3: Trả kết quả Kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, thời gian cấp lại sổ đỏ không quá 10 ngày; Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, thời gian cấp lại sổ đỏ không quá 20 ngày. Người dân lưu ý rằng, thời gian cấp lại sổ đỏ nêu trên không tính thời gian các ngày nghỉ, ngày lễ, thời gian tiếp nhận hồ sơ...

Trên đây là những quy định hiện hành về trình tự, thủ tục, hồ sơ xin cấp lại sổ đỏ do bị mất; không áp dụng cho trường hợp sổ đỏ bị rách, hư hỏng. Nếu sổ đỏ bị rách, hư hỏng thì người dân thực hiện theo hướng dẫn cấp đổi sổ.